Analýzy prodeje, obchodní strategie, výsledky výzkumů, data z účtů či výplatní pásky zaměstnanců. Máte-li tato data uchovaná a zabezpečená v počítači, stačí pár kliknutí myší a jsou pryč. Pokud ale řešíte likvidaci důležitých dokumentů v klasické papírové podobě, není to tak snadné. Roztrhat a vyhodit do koše nepřichází v úvahu. Na řadě je tedy skartace. Jak moc nečitelné torzo dokumentů musí být? Jaký stupeň utajení od vaší skartovačky potřebujete?

Citlivé údaje v nesprávných rukách

Většina firemních dat se sice stěhuje na server do virtuálního světa. To však neznamená, že riziko úniku informací je pryč…ale o kybernetické bezpečnosti až jindy.

Některé dokumenty je zkrátka nutné „hodit na papír“ například pracovní smlouvy, daňová přiznání, poznámky a informace k projektům či zakázkám atp. Úniky dat mají stále stejné příčiny – ztráta nebo krádež dokumentů, omyly při odesílání emailů, důležité dokumenty povalující se na stolech v kancelářích. Velmi často také zanedbání bezpečnosti při likvidaci citlivých údajů.

Bez skartovačky se většina firem neobejde. Jak vybrat skartovačku, která bude pro vaše potřeby a potřeby vaší činnosti ta nejlepší?

Jak vybrat správnou skartovačku

Poslání každé skartovačky je stejné – likvidovat média obsahující citlivá data. Není ale skartovačka jako skartovačka. Existují jednoduché modely pro domácí použití, preciznější a výkonnější firemní a kancelářské skartovačky, ale i vládní skartovače s vysokým stupněm utajení, jejichž úkolem je nadělat z klasifikovaných dokumentů naprosto nečitelnou kaši.

Při výběru skartovačky zvažte:

• Co skartujete?
• Jakou úroveň bezpečnosti očekáváte?
• Jaké množství a jak často?
• Rozměry a hlasitost skartovacího stroje
• Cenu
• Další služby a funkce

Co skartujete?

Prakticky všechny skartovačky jsou schopny zlikvidovat papírové dokumenty. Někdy ale člověku překáží nejen papír, ale i např. kreditní karty nebo CD. Proto jsou některé skartovačky vybaveny speciálním vstupem, právě pro tyto formáty.

Tip: Pokud často pracujete se sešitými dokumenty, ujistěte se, že si s nimi skartovačka dokáže poradit.

Jakou úroveň bezpečnosti očekáváte?

Čím citlivější informace potřebujete zlikvidovat, tím menší částice by ze skartovačky měly vycházet.

• Podélný řez – vyhrazené dokumenty
• Křížový řez – důvěrné dokumenty
• Křížový mikro řez – přísně tajné dokumenty

7 stupňů utajení (DIN)

zdroj: dahle-office.com/cz

P-1 obecné údaje a P-2 interní data – u těchto stupňů je skartované dokumenty se značnou mírou trpělivosti možné opět složit a číst.

P-3 citlivé, důvěrné nebo osobní údaje – zde už je reprodukce složitější a nákladná, avšak stále ne nemožná.

P-4 velmi citlivé údaje – po skartování dokumentů v tomto stupni utajení už data dáte znovu dohromady jen za použití speciálního vybavení. Nejste-li tedy detektiv nebo soukromé očko s laboratoří plnou nejmodernější technologie, asi už si nepočtete.

P-5 obsah, který je třeba držet v tajnosti – u tohoto stupně je reprodukce velmi nepravděpodobná.

P-6 obsah, který je třeba držet v tajnosti s vysokými bezpečnostními opatřeními a utajení P-7 přísně tajná data – k těmto datům už se nikdo nikdy nedostane.

Stupeň utajení u CD, DVD a Blueray se označuje písmenem O, magnetické karty T, magnetické karty s čipem E a harddisk H.