Honza má firmu o cca 50 zaměstnancích, která se úspěšně drží na trhu více jak 15 let. Ovšem v posledních letech musí snižovat náklady, jelikož zisky firmy nejsou to, co bývaly a dochází k rapidnímu zdražování ve všech oblastech. Sepsal tedy seznam věcí, na kterých by mohl ušetřit. Když si chtěl seznam vytisknout, v tiskárně došla náplň. Začal tedy hledat náhradní a zjistil, že ve skříni sice spousta náplní je, ale zrovna tu, kterou on potřeboval nikoliv. Nechal svoji asistentku přepočítat všechny náplně a na základě faktur vyčíslil jejich hodnotu. Došel k závěru, že pouze v zásobách náplní do tiskáren má uloženo cca 70 tisíc korun.

Díky tiskovému auditu získáte cenné informace o vašem tiskovém portfoliu

A co vy? Jak to máte vy? Také máte plnou skříň náplní do tiskáren jako Honza? A když zrovna nějaká náplň dojde, tak ta správná se mezi nimi nenachází? Honza například doteď ani nevěděl, kolik tiskáren ve firmě má a k čemu přesně slouží. Jste na to podobně jako on nebo máte přehled o vašem tiskovém parku? Pokud ne, existuje služba, kterou naše firma nabízí a díky které se vám nestane nic podobného jako Honzovi. Nazývá se Tiskový audit.

Stejně jako jemu, i vám již nebudou utíkat nekontrolovatelně peníze z firmy a budete mít přehled nad svým tiskovým parkem. Už budete konečně vědět, kolik tiskáren ve firmě máte a k čemu která tiskárna slouží, jestli je černobílá či barevná, jaký toner či inkoust se do ní hodí a na jaké IP adrese se nachází. Samozřejmě díky auditu zjistíte mnohem více a budete mít tiskový park ve firmě pod kontrolou.

Ptáte se, jak takový tiskový audit probíhá?

Prvním krokem auditu je úvodní rozhovor, kde se seznámíme se situací ve vaší firmě a domluvíme s vámi rozsah auditu a termínový plán. Při tiskovém auditu používáme speciální software k analýze tisku, který hodnotí spotřeby náplní a spotřebního materiálu a skutečnou vytíženost jednotlivých tiskáren. Za pouhých 10 dní, během kterých budeme shromažďovat data, jsme schopni vyhodnotit informace z vašeho tiskového parku, které budou odpovídat vašemu typickému ročnímu využití. Na jejich základě vám navrhneme konkrétní finanční úspory.

Víte, na čem všem můžete díky tiskovému auditu ušetřit?

Kolik stojí tiskárna nebo náplň do ní je snadno zjistitelné a porovnatelné. Další část nákladů není ovšem na první pohled zřejmá, díky auditu budete znát odpovědi na následující otázky:

• Kolik výtisků se skutečně vytiskne na jednu náplň?
• Odpovídají tiskové náklady velikosti vaší firmy? Je objem tisku přiměřený nebo by se mohl snížit?
• Máte přehled o tom, co zaměstnanci tisknou? Jedná se vždy o materiál potřebný pro chod firmy?
• Jsou citlivé dokumenty v bezpečí? Nemohou se dostat do rukou někomu cizímu?
• Jaký máte odpad, pokud předčasně vyměňujete spotřební materiál?
• Kolik peněz máte v zásobách spotřebního materiálu?
• Jak efektivně plánovat zásoby spotřebního materiálu?
• Kolik se spotřebuje energie, pokud je zařízení neustále zapnuté?
• Kolik ušetříte tím, že budete mít správně optimalizovaný tiskový park?
• Jak staré jsou tiskárny a vyplatí se vám je ještě provozovat?
• Jakým způsobem tisknout a zároveň tím šetřit životní prostředí?

Optimalizace tiskového parku včetně jeho rozmístění a dodávek spotřebního materiálu

Díky auditu získáte přehled nad tím, jaké různé typy zařízení a od jakých výrobců ve vaší firmě máte. Na základě těchto dat jsme schopni analyzovat, jestli tyto tiskárny odpovídají potřebám vaší firmy a případně je optimalizovat. Například pokud máte příliš mnoho barevných zařízení a barevný tisk příliš nevyužíváte, můžeme je nahradit zařízeními černobílými a značně tak snížit náklady na tisk. Budete mít zkrátka jistotu, že máte správná zařízení pro správné úkoly. Cílem není nakoupit nové tiskárny, ale optimalizovat jejich počet, umístění a vytíženost.

Pořízení jedné velké tiskárny může na první pohled přinést úspory v ceně za stránku, z dlouhodobého hlediska se ovšem může provoz velice prodražit. Je třeba zvážit riziko závislosti na jedné tiskárně v případě její poruchy, tak aby nebyl ohrožen chod celé firmy a také skutečnost, že pokud je tiskárna přetěžovaná, vzniká riziko zkrácení její životnosti a nutné předčasné výměny či drahého servisního zákroku.

Na základě analyzovaných dat vám také navrhneme vhodné rozmístění tiskáren, které mají zásadní dopad na produktivitu práce. Setkávání zaměstnanců u velké chodbové kopírky prodlužuje prostoje, zdržuje uživatele a má také přímý vliv na náklady firmy.

Zjistíme také počet zastaralých zařízení, která se již nevyplatí provozovat. V neposlední řadě získáme přehled o počtu dodávek spotřebního materiálu od různých dodavatelů a odhadované hodnotě zásob na skladě, čímž je můžeme optimalizovat do budoucna.

Tiskový audit odhalí, jestli správně vyměňujete spotřební materiál

Víte kolik vás stojí peněz, když předčasně vyměňujete v tiskárnách spotřební materiál? Standardně pokud v tiskárně dochází náplň a je na stavu 10 %, hlásí tiskárny její nedostatek. Kdy ho však vaši zaměstnanci běžně vyměňují? V době, kdy jim právě nový spotřební materiál dorazil nebo když už je úplně na nule? Díky monitoringu tisku můžeme zjistit procentuální odpad, který vzniká při špatné výměně spotřebního materiálu. Zjistíme, která zařízení, na které IP adrese a který typ spotřebního materiálu měl největší odpad.

Díky tiskovému auditu budete šetřit peníze i životní prostředí

Zařízení, které má tzv. duplex neboli systém oboustranného tisku šetří papír. Duplex využívejte kdykoli je to možné. Energie neustále zdražují. Když máte tiskárnu zapnutou, spotřebovává energii. Máte zapnuté tiskárny celý den, dokonce i o víkendu? Nastavte je tak, aby v době, kdy je nevyužíváte, byly tiskárny vypnuté. Odhadovanou spotřebu energie stanovíme na základě specifikace datového listu zařízení od výrobce. Na základě vytištěných stránek ze sledovaného období můžeme vypočítat také uhlíkovou stopu z celého roku na spotřebu papíru vaší společnosti.

Jak vidíte, tiskový audit vám může ušetřit spoustu starostí a peněz. A v případě, že se již vůbec nechcete o tyto služby starat, můžete kompletně svůj tiskový park přenechat nám. Pomůžeme vám vytvořit tiskovou politiku společnosti a proškolit uživatele tak, aby jste využívali tiskový park efektivně. Více se dozvíte zde.